Política de Privacidad
1. Quién responde de qué
Hay dos situaciones distintas y conviene no mezclarlas.
Los datos de tu equipo son tuyos. Cuando tu empresa usa TimeFlow, tú decides qué se registra y para qué: tú eres el responsable del tratamiento y nosotros el encargado, que trata esos datos únicamente siguiendo tus instrucciones. Eso se regula en el contrato de encargado de tratamiento.
De nuestra web y de tu propia cuenta respondemos nosotros. NUXO Labs LLC es el responsable de los datos de contacto de quien contrata, de la facturación y de las estadísticas de la web.
2. Qué datos se tratan
De las personas que usan la plataforma
- Nombre, correo electrónico y rol dentro del espacio de trabajo.
- Horas registradas, con su cliente, proyecto, tipo de actividad y descripción.
- Tarifas por hora y montos facturables. Solo los administradores las ven.
- Vacaciones y ausencias, con la razón que la persona escribe al registrarlas.
- Registro de actividad: quién envió, aprobó, rechazó o marcó como pagado, y cuándo.
- Mensajes y archivos que envías por el chat de soporte.
De quien contrata
- Datos de contacto y de empresa.
- Datos de facturación. No guardamos números de tarjeta: el pago lo procesa Stripe y nosotros solo conservamos un identificador de cliente y el estado de la suscripción.
De quien visita la web
- Estadísticas de uso mediante Google Analytics, y los datos que envías si rellenas el formulario de la demo.
3. Para qué, y con qué base legal
| Para qué | Base legal |
|---|---|
| Prestarte el servicio contratado | Ejecución del contrato |
| Cobrar la suscripción y emitir facturas | Ejecución del contrato y obligación legal |
| Avisos automáticos del producto (recordatorios, aprobaciones, vencimientos) | Ejecución del contrato |
| Atender tus consultas de soporte | Ejecución del contrato e interés legítimo |
| Seguridad, copias de respaldo y prevención de abusos | Interés legítimo |
| Estadísticas de uso de la web | Consentimiento |
4. Quién más los ve
Solo quienes necesitan verlos para que el servicio funcione. Cada uno trata los datos por cuenta nuestra y bajo contrato.
| Encargado | Para qué | Dónde |
|---|---|---|
| Hostinger International | Servidores, base de datos y envío de los correos del producto (avisos, recordatorios, informes) | Fráncfort, Alemania (UE) |
| Google Firebase Authentication | Cuentas y contraseñas; correos de acceso | UE y EE. UU. |
| Stripe | Cobros y facturas de la suscripción | UE y EE. UU. |
| Slack | Canal por el que atendemos el chat de soporte | UE y EE. UU. |
| Google Analytics | Estadísticas de uso de la web | UE y EE. UU. |
| AppSumo | Solo para licencias compradas allí. Recibimos la clave de licencia; ellos no nos envían tu correo | EE. UU. |
Las transferencias fuera del Espacio Económico Europeo se amparan en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea. Nunca vendemos datos ni los cedemos con fines publicitarios.
5. Cuánto tiempo se guardan
- Mientras la cuenta esté activa, los datos se conservan para que el servicio funcione. No borramos horas antiguas por nuestra cuenta.
- Al cancelar, se conservan 30 días por si fue un error o quieres reactivar. Recibirás un aviso antes de que venza el plazo. Pasados esos 30 días se eliminan de forma permanente, sin posibilidad de recuperación.
- Las facturas se conservan el tiempo que exige la normativa fiscal.
- Las copias de respaldo se sobrescriben en su ciclo habitual.
Puedes exportar tus datos en CSV, XLSX o PDF en cualquier momento, sin pedírnoslo.
6. Dónde están y cómo se protegen
La base de datos y la aplicación están en servidores de Hostinger en Fráncfort (Alemania), dentro de la Unión Europea.
- Cada empresa tiene su propia base de datos. No compartes tablas con ningún otro cliente.
- Todo el tráfico viaja cifrado (HTTPS).
- Las contraseñas las gestiona Firebase Authentication; nosotros no las vemos ni las almacenamos.
- Dentro de tu espacio, cada persona ve solo los clientes que le han asignado, y las tarifas son visibles únicamente para administradores.
7. Tus derechos
Puedes solicitar acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición, y retirar tu consentimiento cuando lo hayas dado. Escríbenos a soporte@nuxoagency.com.
Si eres empleado de una empresa que usa TimeFlow, dirígete primero a tu empresa: es ella quien decide sobre esos datos. Nosotros la asistiremos en lo que necesite.
También puedes reclamar ante la autoridad de control de tu país; en España, la Agencia Española de Protección de Datos.
8. Menores
TimeFlow es una herramienta de trabajo y no está dirigida a menores de 16 años.
9. Cambios
Si cambiamos algo relevante, actualizaremos la fecha de arriba y avisaremos a los administradores por correo.
10. Contacto
NUXO Labs LLC · Tampa, Florida (EE. UU.) · soporte@nuxoagency.com
Privacy Policy
1. Who is responsible for what
There are two different situations and they should not be mixed up.
Your team's data is yours. When your company uses TimeFlow, you decide what is recorded and why: you are the controller and we are the processor, handling that data only on your instructions. That is set out in the data processing agreement.
Our website and your own account are ours to answer for. NUXO Labs LLC is the controller for the contact details of whoever subscribes, for billing, and for website statistics.
2. What data is processed
About people using the platform
- Name, email and role within the workspace.
- Logged hours, with their client, project, activity type and description.
- Hourly rates and billable amounts. Only admins can see them.
- Holidays and time off, including the reason the person writes when logging it.
- Activity log: who submitted, approved, rejected or marked as paid, and when.
- Messages and files you send through the support chat.
About whoever subscribes
- Contact and company details.
- Billing details. We do not store card numbers: Stripe processes the payment and we keep only a customer identifier and the subscription status.
About website visitors
- Usage statistics through Google Analytics, and whatever you send if you fill in the demo form.
3. Purposes and legal basis
| Purpose | Legal basis |
|---|---|
| Providing the service you subscribed to | Performance of a contract |
| Charging the subscription and issuing invoices | Contract and legal obligation |
| Automated product notices (reminders, approvals, expiry) | Performance of a contract |
| Answering your support requests | Contract and legitimate interest |
| Security, backups and abuse prevention | Legitimate interest |
| Website usage statistics | Consent |
4. Who else sees it
Only those who need to for the service to work. Each of them processes the data on our behalf and under contract.
| Processor | Purpose | Where |
|---|---|---|
| Hostinger International | Servers, database and delivery of the product's email (notices, reminders, reports) | Frankfurt, Germany (EU) |
| Google Firebase Authentication | Accounts and passwords; sign-in emails | EU and USA |
| Stripe | Subscription payments and invoices | EU and USA |
| Slack | The channel our team answers the support chat from | EU and USA |
| Google Analytics | Website usage statistics | EU and USA |
| AppSumo | Only for licences bought there. We receive the licence key; they do not send us your email | USA |
Transfers outside the European Economic Area rely on the European Commission's standard contractual clauses. We never sell data, and we never share it for advertising.
5. How long it is kept
- While the account is active, data is kept so the service works. We do not delete old hours on our own initiative.
- On cancellation, it is kept for 30 days in case it was a mistake or you want to reactivate. You get a warning before the deadline. After those 30 days it is permanently deleted and cannot be recovered.
- Invoices are kept for as long as tax law requires.
- Backups are overwritten on their normal cycle.
You can export your data to CSV, XLSX or PDF at any time, without asking us.
6. Where it lives and how it is protected
The database and the application run on Hostinger servers in Frankfurt, Germany, inside the European Union.
- Every company has its own database. You share tables with no other customer.
- All traffic is encrypted (HTTPS).
- Passwords are handled by Firebase Authentication; we neither see nor store them.
- Inside your workspace, each person sees only the clients assigned to them, and rates are visible to admins only.
7. Your rights
You can request access, rectification, erasure, restriction, portability and objection, and withdraw consent where you gave it. Write to soporte@nuxoagency.com.
If you are an employee of a company using TimeFlow, go to your employer first: they decide about that data. We will assist them with whatever they need.
You can also complain to your national supervisory authority.
8. Minors
TimeFlow is a work tool and is not directed at anyone under 16.
9. Changes
If we change something material, we will update the date above and email the admins.
10. Contact
NUXO Labs LLC · Tampa, Florida (USA) · soporte@nuxoagency.com